صدور لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها

نشرت جريدة أم القرى في عددها الصادر، أمس، لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها، والتي كان مجلس الوزراء  قد وافق عليها في يناير الماضي.

وتهدف هذه اللائحة إلى وضع ضوابط تنظم المراسلات الواردة والصادرة وتوثقها، وتوحد معاييرها الموضوعية والشكلية، وتنظم إجراءات ورودها وصدورها وتسليمها وتسلمها فيما بين الأجهزة الحكومية، بالإضافة إلى المحافظة على أوعية ومعلومات الوثائق في جميع مراحلها وحمايتها، وذلك خلال عمليات التسلم والتسليم والتوثيق والتسجيل والمراجعة والحفظ والاطلاع والتداول، وعبر التعاملات الإلكترونية والاستخدامات التقنية وفي أماكن العمل.

ويقصد بعمليات الاتصال للجهاز: جميع أشكال المراسلات التي يكون ذلك الجهاز طرفاً فيها، ومن هذه المراسلات ما يأتي: التي تكون بين قطاعات الجهاز وفروعه ووحداته، والتي تكون بين الجهاز والأجهزة الأخرى، والتي بين الجهاز والأشخاص ذوي الصفة الطبيعية والاعتبارية، التي بين الجهاز الممثل للدولة والأجهزة المماثلة في الدول الأخرى، والتي بين الجهاز الممثل للدولة والمنظمات الإقليمية والدولية.

ويكون الاتصال الرسمي بين الأجهزة -في سبيل أدائها لأعمالها- من خلال مستويات إدارية متساوية. وعند الحاجة لإجراء اتصال رسمي بين مستويين إداريين مختلفين لا يرتبط أحدهما بالآخر نظاماً، فإنه يجب على المستوى الإداري الأدنى مراعاة أن يكون ذلك عن طريق المرجع الإداري ما أمكن.

يراعى الشكل العام للرسالة على النحو الآتي:

1- تدون البسملة في منتصف أعلى الرسالة (بسم الله الرحمن الرحيم).

2- يطبع تحت البسملة شعار المملكة (السيفان والنخلة)، أو شعار الجهاز.

3- يدون اسم (المملكة العربية السعودية) واسم الجهاز ورمزه في أعلى الزاوية اليمنى.

4- يدون رقم الصادر وتاريخه وعدد المرافقات في أعلى الزاوية اليسرى.

5- يوضع إطار لمحتويات الرسالة باللون الأخضر المستخدم في الشعار الرسمي، ويحدد بهوامش خارجية من اليمين بمسافة 1.2 سم ومن اليسار بمسافة 1.2 سم ومن أعلى -تحت اسم الجهاز- بمسافة 0.5 سم ومن أسفل بمسافة 2 سم.

6- تكون بداية كتابة أسطر مقاطع الرسالة داخلة عن إطارها الأيمن بمقدار 1.5 سم، ويكون مقطع التحية والأسطر التالية لكل مقطع داخلة بمقدار 0.5 سم، وتكون نهاية كتابة أسطر المقاطع قبل الإطار الأيسر بمقدار 0.5 سم.

7- تكتب البنود أو المواد أو الفقرات التي تتضمنها الرسالة من بداية السطر، وتكون موازية لأول سطر في المقطع الذي تتبعه.

8- تدون البيانات الوارد في أسفل الجانب الأيمن من آخر صفحة في الرسالة. وإن لم يمكن ذلك فينظر إلى أقرب مكان مناسب في الرسالة.

9- تدون الكلمات مثل (سري، مستعجل، برقية) في منتصف الرسالة تحت الإطار العلوي للرسالة.

10- يدون رقم الصفحة فوق الإطار الأسفل وترقم الصفحات منسوبة إلى إجمالي عدد الصفحات.

11- يدون تحت الإطار عنوان الجهة المرسلة والعنوان الوطني وأرقام الاتصال والبريد الإلكتروني.

12- يسترشد بنموذج رقم (1) المرافق لملاحق هذه اللائحة للشكل العام للرسالة.