ديلويت: هل يتواصل المدراء الماليين بشكل فعال؟

في حين يقرّ العديد من المدراء الماليين التنفيذيين بأهمية التواصل في مؤسساتهم، قلّة هم الذين يتمتّعون بالدعم الكافي للتواصل بطريقة فاعلة: وفي حال توفر هذا الدعم لديهم، إلا أنّه يفتقر إلى المقاربة المنهجية ويتفاوت من حيث النوعية. في هذا السياق، يشير تقرير ديلويت الصادر مؤخراً تحت عنوان: "مؤشرات المدراء الماليين التنفيذيين: إنشاء برنامج تواصل فاعل"، إلى أهمية وضع برنامج تواصل منضبط يعمد إلى نقل وإيصال رسالة واضحة ودقيقة في المؤسسات الحديثة المتعدّدة الجنسيات ذات الهيكلية التنظيمية المعقدة، حيث يتزايد عدد الأطراف المعنية التي يتواصل معها المدير المالي التنفيذي وتتنافس القوى الداخلية فيها للفت الانتباه.

يوفر تقرير ديلويت هذا  نموذجاً لمساعدة المدراء الماليين على وضع وتنفيذ برنامج تواصل منضبط يتماشى مع أهدافهم الأساسية. في سياق هذا البرنامج، على المدراء الماليّين التنفيذيّين أن يأخذوا بعين الاعتبار تسعة عوامل أساسية تتكون منها عملية الاتصال وهي:  أولويات التواصل، والجهة المستهدفة، وتماشي الأهداف المحدّدة وتوقعات الجماعات المستهدفة، وكيفية تحضير وتبادل المحتوى، ووسائل وقنوات للتواصل، وتحديد وتيرة التواصل، وقياس مدى فاعلية برنامج التواصل. 

وقد أفاد جايمس باب، الشريك في ديلويت الشرق الأوسط والمسؤول عن برنامج المدراء الماليين التنفيذيين "غالباً ما يقلّل المدراء الماليون التنفيذيون من أهمية جهود التواصل الضرورية في مؤسستهم. وغالباً ما تكون قنوات التواصل في المؤسسات، إن توفرت بين المدراء الماليين التنفيذيين، غير متخصصة أو تفتقر إلى المنهجية. ولا شكّ في أنّ تفعيل عمل قنوات التواصل في مرحلة مبكرة يساعد المدراء الماليين التنفيذيين على توضيح رسالتهم، بالإضافة إلى وضع إطار لأجندة تواصل منهجية وتنفيذها بشكل فاعل من أجل تحقيق أهدافهم التنظيمية".   

وبحسب تقرير ديلويت، فإنّ العناصر التسعة الأساسية اللازمة من أجل تحقيق تواصل فاعل هي التالية:

1. تحقيق التوافق بين التواصل والأولويات:  ينبغي على نقطة  الانطلاق أن تكون من أولويات استراتيجية التواصل للمدراء الماليين. فإذا انطلقت هذه الإستراتيجية على أساس متين، يكون من السهل وضع استراتيجيات خاصة بالأولويات المختلفة لتصبح من بعدها جزءاً من برنامج الإتصالات بشكل عام.
2. تحديد الجمهور الأساسي: إنّ الخطوة الأولى في إنشاء استراتيجية اتصالات لأولوية معينة هي تحديد الجمهور الذي يريد المدير المالي أن يتواصل معه ويؤثر عليه.
3. توفيق الأهداف مع الجمهور لكل أولوية: تختلف أهداف ونوايا المدير المالي باختلاف الجمهور الذي يتوجه إليه.
4. تحديد الرسائل الأساسية: إنّ  وضع محتوى مناسب للجماهير المختلفة المستهدفة على أساس جدول زمني محدد يساعد على بناء وتوزيع محتوى الرسائل والتقارير بحسب الحاجة.
5. وضع أطر مناسبة لمحتوى الاتصال: بعد  تحديد المحتوى المختلف  لكل جمهور، فإن الخطوة التالية هي  تأطيره بالشكل الأفضل.
6. اختيار  المرسل: في بعض الأحيان، يكون من الأكثر  فاعلية أن يقوم آخرون كالمدير التنفيذي بمهمة الارسال  نيابةً عن المدير المالي.
7. تحديد  قنوات التواصل: تختلف قنوات التواصل المستعملة باختلاف طبيعة  المحتوى، وأهمية وعدد الجهات المستهدفة، ، والانتشار الجغرافي. 
8. تحديد  زمن ووتيرة برنامج التواصل: يتوجب على المدير المالي تحديد وتيرة التواصل بشكل خاص بكل جمهور ورسالة وقناة.
9. قياس مدى فاعلية برنامج التواصل: على المدير المالي أن يسعى لاستكشاف ردود الفعل على استراتيجية التواصل بهدف تقييم فاعليتها.

ويساعد برنامج الاتصالات الجيد المدراء الماليين على توضيح وتسخير الجهود والوقت اللازم في عملية التواصل. وهو يساهم كذلك في توضيح فحوى الرسائل وسبل إشراك  الجهات المعنية. كما يساعد مثل هذا البرنامج في إقناع وإبلاغ  هذه الجهات عن نوايا المدراء الماليين ونجاحاتهم،  وهو أمر يمكن أن يسرّع بدوره من تأثيرهم على المنظمة.

وأضاف جيمس باب "قد تبدو عملية التواصل أشبه بنموذج مباشر بين المصدر - المدير التنفيذي المالي والمتلقي أي الجهة المعنية والمستهدفة. ولكن ليس من الضروري أن تكون الأمور على هذا المنوال. إذ قد يرغب المدراء الماليّون مشاركة أطراف أخرى آرائهم ووجهات نظرهم المتعددة والتي قد يغيرونها وفقاً لما يتأتى من أحاديثهم مع هؤلاء. كما وتعتبر كافة هذه المحادثات جزءاً من عملية التواصل الأساسية لإرساء التفاهم المتبادل ومراجعة الأولويات والرسائل التي يودون إيصالها. وفي حين تبدو عملية التواصل مباشرة من المصدر الى المتلقي، إلاّ أنّها ليست مصمّمة لتكون كذلك. لا بل يجب أن تكون عملية دينامية تسجّل ردود فعل يتمّ مراجعتها وإعادة صياغتها كل ستة أشهر تقريباً لتصبح عملية فاعلة تحصل في التوقيت المناسب".